Solicitarea informațiilor publice în baza Legii 544 explicată pentru orice cetățean

Solicitarea informațiilor publice în baza Legii 544 explicată pentru orice cetățean

Accesul la informațiile de interes public este unul dintre instrumentele prin care cetățenii pot verifica activitatea autorităților și instituțiilor publice. Legea nr. 544/2001 permite oricărei persoane să ceară date despre decizii, cheltuieli, proiecte, contracte sau servicii publice, fără să fie necesară justificarea interesului personal. Pentru ca solicitarea să primească un răspuns util, cererea trebuie adresată instituției potrivite și formulată suficient de clar pentru identificarea informației.

Ce înseamnă informație de interes public

Informația de interes public este orice informație care privește activitatea unei autorități sau instituții publice ori rezultă din activitatea acesteia. Forma în care există informația nu schimbă, în principiu, natura ei: poate fi vorba despre un document tipărit, un fișier electronic, o evidență, un răspuns oficial sau date păstrate pe un alt suport.

Au obligații în această materie autoritățile și instituțiile publice, precum și regiile autonome care utilizează resurse financiare publice și își desfășoară activitatea în România. În practică, o solicitare poate viza o primărie, un consiliu județean, o instituție deconcentrată, o unitate de învățământ public sau o altă structură care intră în această categorie.

Legea se referă la informațiile existente în legătură cu activitatea instituției, nu la obligația de a crea analize, opinii sau documente noi pentru fiecare solicitant. De aceea, o cerere este mai eficientă atunci când cere documente ori date identificabile, nu explicații generale despre toate problemele unei instituții.

Ce poate cere concret un cetățean

Pot fi cerute informații despre activitatea unei autorități, modul în care sunt administrate resursele publice și stadiul unor proiecte sau proceduri. De exemplu, o persoană poate solicita contracte încheiate de instituție, rapoarte, hotărâri, acte administrative, date despre buget sau informații despre implementarea unui proiect finanțat din fonduri publice, în măsura în care acestea sunt deținute de autoritate.

Solicitarea poate privi și felul în care este organizat un serviciu public. Un locuitor din Oradea ar putea cere informații despre documentele unei investiții locale, despre criteriile unei proceduri administrative sau despre stadiul unei lucrări gestionate de autoritatea competentă. Cererea trebuie trimisă instituției care deține efectiv informația, nu unei autorități alese doar pentru că are legătură generală cu subiectul.

Este util ca solicitantul să separe întrebările diferite și să indice perioada ori proiectul la care se referă, atunci când aceste precizări ajută la găsirea documentelor. Formulări precum „toate informațiile despre activitatea instituției” sunt greu de gestionat, în timp ce o cerere care indică un contract, un proiect, o decizie sau un tip de document are șanse mai mari să primească un răspuns precis.

• contracte și documente administrative deținute de instituție;
• bugete, rapoarte și date despre utilizarea resurselor publice;
• informații despre proiecte, investiții și proceduri publice;
• reguli, criterii și documente care stau la baza unui serviciu public.

Cum se formulează și se transmite cererea

Cererea scrisă trebuie să indice autoritatea sau instituția căreia îi este adresată, informația solicitată, numele și prenumele solicitantului, semnătura și adresa la care este dorit răspunsul. Adresa poate fi una poștală sau, în cazul comunicării electronice, un contact care permite primirea răspunsului. Lipsa unor date esențiale poate îngreuna identificarea solicitantului ori transmiterea documentelor.

Textul trebuie să fie direct și lipsit de ambiguități. O formulare practică poate începe cu menționarea Legii nr. 544/2001, urmată de descrierea exactă a informației: documentul dorit, proiectul la care se referă, intervalul de activitate vizat și forma preferată de comunicare. Dacă sunt cerute mai multe materiale, acestea pot fi prezentate distinct, numerotat, pentru ca instituția să poată răspunde separat la fiecare punct.

Informațiile pot fi solicitate verbal sau în scris, iar comunicarea poate avea loc și în format electronic. Pentru solicitările trimise prin e-mail este recomandată păstrarea mesajului expediat și a confirmării de transmitere sau de înregistrare. Când cererea este depusă direct, solicitantul poate păstra o copie pe care să fie consemnat numărul de înregistrare.

Unele instituții publice pun la dispoziție formulare editabile pentru astfel de cereri. Formularul nu înlocuiește însă necesitatea de a descrie clar informația dorită; un document completat superficial poate produce un răspuns la fel de general. Copiile pe suport fizic pot implica plata costurilor aferente serviciilor de copiere, atunci când acestea sunt solicitate în format scris.

În cât timp trebuie să răspundă instituția

Autoritatea trebuie să răspundă în scris în termen de zece zile sau, după caz, în cel mult treizeci de zile de la înregistrarea solicitării. Alegerea termenului depinde de dificultatea, complexitatea și volumul lucrărilor necesare pentru identificarea informației, precum și de urgența solicitării.

Dacă informația nu poate fi identificată și comunicată în zece zile, instituția trebuie să îl înștiințeze în scris pe solicitant despre acest lucru în interiorul acestui prim termen. Răspunsul trebuie transmis ulterior în limita termenului de treizeci de zile. De aceea, dovada datei la care cererea a fost primită este importantă pentru calcularea etapelor procedurii.

Răspunsul poate conține documentele cerute, indicații despre locul în care informația este disponibilă sau explicații privind imposibilitatea comunicării ei. Dacă instituția deține doar o parte dintre date, solicitantul poate primi partea accesibilă, iar pentru rest trebuie să fie explicat motivul legal al necomunicării.

Un refuz nu ar trebui să fie o formulare vagă, de tipul „informația nu poate fi transmisă”. Refuzul comunicării trebuie motivat și transmis în termen de cinci zile de la primirea solicitării. Motivarea îi permite persoanei să înțeleagă dacă problema ține de natura informației, de lipsa unor date necesare identificării sau de aplicarea unei excepții prevăzute de lege.

Când poate fi restricționat accesul

Accesul liber nu înseamnă că orice document poate fi transmis integral, indiferent de conținut. Legea exceptă anumite categorii de informații, iar autoritatea trebuie să explice temeiul refuzului. Printre acestea se află informațiile clasificate din domeniul apărării naționale, al siguranței și al ordinii publice.

Pot fi exceptate și informațiile privind deliberările autorităților sau cele referitoare la interesele economice și politice ale României, atunci când fac parte din categoria informațiilor clasificate. O altă categorie privește activitățile comerciale ori financiare, dacă publicitatea lor ar afecta dreptul de proprietate intelectuală sau industrială ori un interes comercial legitim.

Regimul excepțiilor include și informații cu caracter personal, în condițiile legislației aplicabile, precum și alte situații protejate de lege. Faptul că un document conține date exceptate nu justifică automat ascunderea tuturor informațiilor din acel document. În funcție de situație, instituția trebuie să analizeze dacă părțile protejate pot fi delimitate, iar restul poate fi comunicat.

Nu orice neplăcere pentru instituție constituie un motiv legal de refuz. Cererea nu poate fi respinsă doar pentru că informația este critică, incomodă sau ar putea genera întrebări publice. În schimb, solicitantul nu poate folosi procedura pentru a obține date protejate printr-o excepție legală sau pentru a obliga autoritatea să producă un document care nu există.

Când răspunsul întârzie, lipsește sau refuzul nu este motivat, persoana interesată poate folosi procedura reclamației administrative prevăzută pentru aceste situații și poate solicita sprijinul instanței, în condițiile legii. Este important să fie păstrate cererea inițială, dovada transmiterii, răspunsul primit și orice notificare privind prelungirea termenului.

Redactează cererea în puncte clare, trimite-o instituției care deține documentele și păstrează dovada înregistrării până la primirea răspunsului. Dacă accesul este refuzat, verifică motivarea și folosește căile de contestare disponibile, fără a renunța la solicitare doar pentru că primul răspuns este incomplet.